يعد البروتوكول والإتيكيت في التعامل مع كبار الشخصيات من الأمور الأساسية التي تساهم في تعزيز العلاقات الرسمية وبناء صورة إيجابية للمؤسسات. تتطلب العلاقات العامة مهارات خاصة في التعامل مع كبار الشخصيات، حيث تركز على بناء علاقات قائمة على الاحترام والتقدير. تشمل إعداد بروتوكولات الاستقبال، والتواصل الرسمي، وإدارة اللقاءات بلباقة. كما تعزز الصورة الإيجابية للمؤسسة عبر تهيئة أجواء ملائمة تليق بمكانة الشخصيات المهمة، مما يحقق تأثيرًا إيجابيًا. يتطلب هذا النوع من التعامل معرفة دقيقة بالقواعد الاجتماعية والثقافية الخاصة بكل مناسبة.. مما يعكس احتراماً للضيوف ويؤكد على احترافية المضيف.
يبدأ بروتوكول التعامل مع الشخصيات المهمة بالتخطيط المسبق والتنظيم الجيد.. حيث ينبغي على المضيفين تحديد الترتيبات المتعلقة بالمكان.. والزمان.. والاستقبال. يجب أن يتم اختيار المكان بعناية بحيث يعكس صورة مهنية.. ويكون مناسباً للفعالية التي تُقام. من المهم أيضاً أن يتم تحديد موعد الحدث بما يتناسب مع جدول أعمال الضيف.. مع مراعاة أي التزامات أو مشاغل قد تكون لديه.
فيما يتعلق بإتيكيت الاستقبال.. يجب على المضيفين التأكد من استقبال الضيوف بحفاوة واحترام.. مع مراعاة ترتيب الأسبقية.. بحيث يُستقبل الشخص الأهم أولاً. يكون من المهم أن يتم التعامل بلطف واهتمام مع كل الضيوف.. مع تقديم التعريفات اللازمة بين الحضور والتأكد من توفير الراحة لهم.
أما في أثناء اللقاءات.. فإن الحديث مع كبار الشخصيات يجب أن يتم بعناية واحترام. يُفضل استخدام ألقابهم الرسمية وعدم التطرق إلى مواضيع حساسة مثل السياسة أو الدين إلا إذا تم فتح المجال لذلك. يتم التعامل معهم بأدب وحذر.. مع مراعاة لغة الجسد والإيماءات التي تعكس الاحترام والجدية.
فيما يتعلق بالهدايا.. يجب أن يتم اختيارها بعناية لتناسب المكانة الاجتماعية والثقافية للضيف. ينبغي تجنب الهدايا الشخصية أو التي قد تثير الحرج.. والحرص على تقديم الهدايا بطريقة رسمية.. مع التأكد من أن تقديمها يتم في اللحظة المناسبة.
إجمالاً.. يتطلب البروتوكول والإتيكيت في التعامل مع كبار الشخصيات مزيجاً من المعرفة الدقيقة بالقواعد والآداب.. والقدرة على التنظيم الجيد والمرونة في التعامل مع المواقف المختلفة. من خلال هذه المهارات.. يمكن ضمان إقامة علاقات مهنية قوية ومتينة.